Usuń ze swojego słownika słowo „problem” i zastąp słowem „wyzwanie”. Albert Camus
Outsourcing – czyli dlaczego warto skorzystać.
Przemysław Chmurawa

Outsourcing  to angielski skrót od outside-resource-using, co można przetłumaczyć na polski jako wykorzystywanie-zewnętrznych-zasobów. W biznesie to po prostu zlecanie zewnętrznym podmiotom zadań, które firma musi realizować.

Skoro jednak firma musi realizować te zadania, to dlaczego nie ma sama tego robić? 

Na przykład do sprzątania biurowca można  po prostu zatrudnić sprzątaczki, zaś do ochrony przeszkolonych portierów i ochroniarzy pracujących na etacie (w dodatku na zmiany). 

Sprzątaczki będą musiały mieć mniej lub bardziej specjalistyczny sprzęt, ochroniarze uniformy, szkolenia itd. Nie będzie to mogła być jedna sprzątaczka (nawet gdyby wystarczała), bo przecież kiedyś będzie miała urlop lub grypę. 

A co jeśli  trzeba będzie umyć okna szklanej elewacji kilkudziesięciometrowej wysokości? Przeszkolimy sprzątaczki we wspinaczce i kupimy im wysokościowy sprzęt zabezpieczający? Sprzęt oczywiście ze stosownymi atestami i ważnym przeglądem… Trzeba też będzie sprawdzić zatrudniając sprzątaczkę czy ma lęk wysokości…  A ochroniarze? Może lepiej jednak po prostu podpisać umowę z firmą ochroniarską?  Jeśli zaistnieje potrzeba przyjedzie patrol interwencyjny, odpowiednio przeszkolony, wyposażony, groźnie wyglądający i w odpowiedniej formie.Tu można już zdefiniować jeden z powodów dla których warto stosować outsourcing. 

Outsourcing  warto stosować kiedy utrzymywanie zasobów do wykonywania koniecznych zadań wewnątrz firmy po prostu się nie opłaca. Zlecając zadania na zewnątrz firma kupi konieczne usługi taniej i w wyższej jakości. Wyższa jakość zadań wykonanych w ramach outsourcingu wynika wprost ze specjalizacji i znacznie większego doświadczenia zewnętrznych podmiotów w danym zadaniu. Zlecająca firma nie będzie również ponosić ryzyka związanego z realizowanymi zadaniami, np. że sprzątaczka odpadnie od elewacji myjąc okna na 27 piętrze (brr…).

Oczywiście można zatrudnić sprzątaczki do codziennego sprzątania i specjalistyczną firmę do mycia okien na wysokości. Podział zadań, które są realizowane wewnątrz i na zewnątrz firmy może być przecież różny zależnie od specyficznych okoliczności.

Outsourcing to redukcja kosztów, redukcja niektórych ryzyk oraz możliwość realizowania trudnych,  specjalistycznych zadań. Outsourcing to także możliwość skoncentrowania działania w firmie na zasadniczej, kluczowej dla niej działalności. Pracownicy firmy wynajmującej powierzchnię w biurowcu niekoniecznie muszą poświęcać czas na wybór odkurzacza do sprzątania, czy też (o zgrozo) organizować serwis dla niego. 

Te zalety outsourcingu są dobrze znane menadżerom. Jest jednak w działalności reklamowej jeszcze szereg innych atutów. 

Pierwszy z nich to zewnętrzna ocena sytuacji. 

Agencji reklamowej łatwiej spojrzeć na temat z szerszej perspektywy. Po prostu pracownicy firmy często znajdują się zbyt blisko tematu, żeby móc zobaczyć szerszy kontekst. Skupieni na szczegółach oraz doskonale znający temat, będą mieli naturalną trudność z pozbawionym subiektywizmu spojrzeniem z zewnątrz. 

Jest to na tyle istotna cecha outsourcingu reklamowego, że warto z niego korzystać nawet tylko po to, żeby sprawdzić alternatywne możliwości i przekonać się, że „nasz” pomysł jest jednak lepszy. Proces,  który zachodzi kiedy firma zleca na zewnątrz np. opracowanie strategii, czy kampanii reklamowej, kiedy to wiedza i doświadczenie firmy zostają przekazane agencji, jest naturalną sublimacją najważniejszych treści. Nastąpią tu konieczne uproszczenia i stworzenie hierarchii ważności informacji, które chcemy przekazać „rynkowi”. Dodatkowo agencja reklamowa, która jest niejako wyspecjalizowana w poszukiwaniu kreatywnych, inspirujących rozwiązań wniesie nowe pomysły i treści do dyskusji. Podczas takiego dialogu rozwiązanie docelowe będzie w korzystny sposób ewoluować. 

Inna istotna cecha outsourcingu to możliwość skorzystania z bardzo dużych sił w postaci wielu fachowców i ich doświadczenia w krótkim czasie. Nawet kiedy firma zatrudnia fachowców na etacie zdarza się, że pracy może być dla nich po prostu za dużo, lub też jakieś konkretne zadanie wymaga specjalistycznych umiejętności. Siłą rzeczy aktywność reklamowa ma różną intensywność np. w różnych fazach życia produktu, trudno więc utrzymywać duży zespół ludzi w okresach kiedy ta  aktywność słabnie. 

Jest jeszcze jedna istotna cecha outsourcingu, o której zazwyczaj się nie wspomina. Niektóre zadania, które powinny zostać w firmie zrealizowane są bardzo trudne do zrobienia wewnątrz firmy. Zewnętrznym agencjom łatwiej na przykład zaproponować kontrowersyjne, choć docelowo korzystne rozwiązania. Agencja może na przykład niejako wesprzeć dział marketingu w przekonaniu zarządu do jakiegoś pomysłu, czy też zaproponować coś zupełnie poza schematem. Potencjalne skutki po przedstawieniu takich pomysłów spadną właśnie na agencję reklamową. Dobre pomysły mają jednak to do siebie, że zazwyczaj bronią się same i szczególnie zestawione z innymi jednoznacznie widać ich pozytywne strony.

Outsourcingowe wsparcie polegające na rozsądnym użyciu zewnętrznych kompetencji i potencjałów po prostu wzmacnia zlecająca firmę w odpowiednim momencie, jest tańsze, szybsze, pozwala realizować specjalizowane, trudne zadania, przy okazji uwalniając pracowników firmy od wielu problemów decyzyjnych i obciążeń.

Nie bez powodu outsourcing cieszy się we współczesnym biznesie sporym powodzeniem. Kompetentny dostawca outsourcingu może skutecznie rozwiązać szereg problemów. 

A wady outsourcingu? No cóż ten artykuł jest o zaletach :) To oczywiście żart, wadą może być delegowanie za zewnątrz firmy kluczowych działań i utrata kontroli nad nimi lub na przykład wyciek poufnych informacji. Wad tych da się jednak uniknąć odpowiednio konstruując umowę i wybierając odpowiednio wiarygodnego i doświadczonego partnera.